fbpx
De garantieregeling voor festivals en evenementen

De garantieregeling voor festivals en evenementen

De evenementenbranche staat al een jaar stil, maar ondanks de radeloosheid hebben wij ons niet laten ontmoedigen. Sterker nog, de sector heeft zich verenigd en toont veel initiatief om weer op veilige manier open te kunnen, zoals met de Fieldlab testevents. En aan het animo hiervoor te zien, smachten ook bezoekers ernaar om weer een festival, concert of sportwedstrijd te kunnen bijwonen. Verder verwacht het kabinet dat de coronasituatie in de tweede helft van dit jaar gunstiger zal zijn dan die waar we ons nu in bevinden. Tijd om de wagen weer te starten dus!

Om organisatoren te stimuleren voorbereidingen te treffen voor events na 1 juli dit jaar, heeft de overheid een garantieregeling in het leven geroepen. Het doel is garant te staan voor de gemaakte kosten, zodat bedrijven hun liquiditeit behouden – ongeacht of events door kunnen gaan – en de sector na de coronacrisis weer zelfstandig verder kan. Maar wat zijn precies de kaders van de regeling? Wat betekent dat dan voor onze opdrachtgevers? En hoe gaan wij als Het Klassiek daarmee om?

De regeling is voor organisatoren die voorheen een annuleringsverzekering hadden

Voor de coronacrisis dekten festival- en evenementenorganisatoren het pandemierisico af door een annuleringsverzekering af te sluiten. Inmiddels hebben verzekeraars deze optie uit hun polissen geschrapt. Dit is de directe aanleiding voor deze regeling, want het merendeel van organisatoren kan dit financiële risico niet dragen. Je komt dus alleen in aanmerking voor het garantiefonds als het evenement minimaal twee keer eerder is georganiseerd. De voorgaande geplande of gehouden edities moeten een annuleringsverzekering gehad hebben, waarbij pandemiedekking niet uitgesloten was. Er wordt verder niet gekeken naar parameters als bezoekersaantallen.

Kaders van de garantieregeling

Je kunt als organisator aanspraak maken op de garantieregeling wanneer evenementen door de Rijksoverheid vanwege het epidemiologische beeld worden verboden. In dat geval ontvang je maximaal 100% van de reeds gemaakte kosten: 80% daarvan is een gift en 20% wordt omgezet in een lening tegen 2% rente. Dus niet als je zelf om corona-redenen de stekker eruit trekt.

Naast de harde voorwaarde van de annuleringsverzekering bij voorgaande twee georganiseerde edities, zijn er nog een aantal andere kaders die bepalen of je als organisator met jouw event voor de regeling in aanmerking komt.

  • De garantieregeling is voor evenementen die georganiseerd worden in Nederland tussen 1 juli en 31 december 2021. Ook wanneer ze eerder gepland stonden maar zijn verplaatst.
  • De regeling geldt alleen voor betaalde publieksevenementen. Gratis festivals komen dus niet in aanmerking.
  • Zorg dat je je aanvraag zo gauw mogelijk indient! Voor de regeling geldt namelijk een plafond van € 385 miljoen. Dit wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst.
  • Er zijn een aantal kosten die niet gedekt worden, zoals gages van buitenlandse artiesten, afschrijvings- of investeringskosten van vaste activa.
  • Het evenement dient georganiseerd te worden conform de op dat moment geldende coronamaatregelen.
  • Een toegekende evenementenvergunning door de betreffende gemeente.

De overheid wil 3 tot 6 weken vooruit uitspraken doen over of evenementen in die periode door kunnen gaan. En gaat het evenement door? Dan vervalt uiteraard je recht op financiële compensatie vanuit deze regeling. Dat zou toch het mooiste scenario zijn!

Alternatieve coronamaatregelen gebaseerd op Fieldlab resultaten

Het dilemma nu is dat niemand in de toekomst kan kijken om te zien wat de coronamaatregelen zijn ten tijde van zijn/haar event, terwijl wel nu al de voorbereidingen moeten worden getroffen. Daarnaast wordt er gewerkt aan alternatieve veiligheidsmaatregelen voor evenementen, gebaseerd op de restultaten van de Fieldlab testevents van afgelopen maanden.

Het doel is om in elk geval de 1,5m-regeling los te kunnen laten, omdat deze tijdens bijvoorbeeld festivals niet te handhaven is. In plaats daarvan zullen de maatregelen meer gaan over de inzet van sneltesten, bezoekersdynamiek, gedrag en routing, luchtkwaliteit, persoonlijke bescherming en reiniging en desinfectie van oppervlakken en materialen. Dit kan kosten met zich meebrengen voor organisatoren, welke voor eigen rekening zijn. Er wordt nog overlegd wat te doen in het geval de maatregelen onverhoopt strenger worden.

Vergunningstrajecten

Het is lastig voor zowel de organisator als de gemeente om te anticiperen op de onvoorspelbare coronamaatregelen. De ene gemeente gaat daar flexibeler mee om dan de andere, wat zorgt voor onduidelijkheid en verschillen in de behandeling van vergunningstrajecten. Momenteel overleggen de overheid en de evenementenbranche over de mogelijkheid van ‘dynamische evenementenvergunningen’, een meer flexibel en gefaseerd vergunningstraject, dat beter aansluit bij de constant veranderende situatie. Kijk dus goed wat in jouw gemeente het beleid is.

Aanvraag indienen voor garantieregeling

Om beroep te kunnen doen op de regeling, dien je als organisator minstens drie maanden voor het evenement (voor events die na voor 30 september plaatsvinden is dit een kortere periode) je aanvraag in te dienen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland via rvo.nl. Hiervoor moet je een aantal dingen aanleveren:

  • Een begroting van het evenement.
  • Exploitatieoverzichten van de de twee meest recente edities.
  • Een verzekeringspolis van de annuleringsverzekering voor de in 2021 te houden editie.
  • Verzekeringspolissen van de annuleringsverzekeringen voor de twee meest recente edities.

De RVO streeft ernaar binnen 4 weken een besluit te nemen over de verlening van de subsidie. Wordt het evenement door de Rijksoverheid geannuleerd? Dan dien je binnen 13 weken na aankondiging van het verbod de aanvraag tot subsidievaststelling in bij de RVO. Aanvullend moet je daarvoor aanleveren:

  • Een overzicht van de gemaakte kosten en bewijzen daarvan, geaccordeerd door een accountant (in geval van subsidie > € 125.000) of een derdenverklaring (in geval van subsidie voor tussen de € 25.000 – € 125.000)
  • Een kopie van de afgegeven evenementenvergunning door de betreffende gemeente.

Binnen 4 weken wordt de aanvraag tot vaststelling van de subsidie beoordeeld, wordt een definitief vaststellingsbesluit gemaakt en ontvang je als organisator de compensatie. Mocht achteraf blijken dat er te veel is uitbetaald, zal het te veel betaalde bedrag worden teruggevorderd. Eventuele samenloop met andere steunmaatregelen zal worden verrekend.

De Subsidieregeling evenementen is aan te vragen van 18 juni tot en met 30 september 2021.

Hoe gaan wij als Het Klassiek hier mee om

Het Klassiek is een leverancier van diensten, producten en personeel voor festivals en evenementen. Als leverancier kunnen wij geen aanspraak maken op de garantieregeling, maar deze is er juist zodat organisatoren hun leveranciers aan het werk kunnen zetten met de voorbereidingen en hen dus ook kunnen uitbetalen wanneer vanwege aangescherpte coronamaatregelen het evenement wordt gecanceld.

Als organisator is het daarom heel belangrijk dat je offertes van je leveranciers accordeert, anders worden de door hen gemaakte kosten voor jouw evenement alsnog niet gedekt door de overheid. Wij stellen ons hierin flexibel op, want er kan altijd nog wat wijzigen op offertes naarmate we dichterbij het event komen. Maar de weekenden van juli, augustus en september zijn ook dusdanig druk, dat we niet kunnen garanderen dat onze mensen en producten nog beschikbaar zijn als je hier te lang mee wacht.

Als leverancier is het belangrijk dat je op de hoogte bent van de regeling en bijvoorbeeld je werkwijze en algemene voorwaarden hierop aanpast. Daarnaast geldt het garantiefonds alleen voor events die plaatsvinden in Nederland en voor Nederlandse leveranciers. Buitenlandse leverancierskosten worden niet gedekt. Voor buitenlandse opdrachtgevers zullen we dus per land kijken wat de situatie is en wat eventuele regelingen zijn.

Tip voor organisatoren

Meld je zo vroeg mogelijk aan voor de garantieregeling, om jezelf te verzekeren van vergoeding en accordeer je offertes. Dit geeft rust aan iedereen waarmee je samenwerkt en de zekerheid van een vergoeding wanneer het festival niet door kan gaan vanwege de maatregelen vanuit de overheid.

Geen angst meer, maar opties

Na een jaar van onzekerheid, is de garantieregeling een sterk gebaar vanuit de Rijksoverheid om ons als festivalorganisatoren en -leveranciers perspectief te bieden in een hele onzekere en onvoorspelbare tijd. Laten we branche-breed gaan denken in opties en mogelijkheden, in plaats van ons te laten regeren door angst en onzekerheid. Als belangrijke partner van organisatoren zitten wij bovenop deze maatregelen en laten wij ons hier constant over adviseren. Bij behoefte aan hulp of verdere informatie kun je ons altijd bereiken voor advies.

 

 

Jetske van Velsen