Wat is siteproductie?
Siteproductie betreft de fysieke en logistieke voorbereiding van een festivalterrein. Dit omvat de planning en plaatsing van podia, tenten, sanitaire voorzieningen, voedsel- en drankstands, veiligheidsmaatregelen en nooduitgangen. Het doel is om een veilige, toegankelijke en aantrekkelijke omgeving te creëren voor artiesten, crew en bezoekers. Een goed doordacht siteproductieplan zorgt ervoor dat bezoekers zich moeiteloos door het festival kunnen bewegen en dat artiesten en crew hun werk efficiënt kunnen uitvoeren.
STAP 1: Voorbereiding en planning
De basis van elke succesvolle siteproductie begint bij gedegen voorbereiding en planning. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen:
- Locatiekeuze: De locatie van je festival bepaalt in grote mate de mogelijkheden en beperkingen van je siteproductie. Denk aan zaken zoals de grootte van het terrein, de toegankelijkheid, en de aanwezigheid van natuurlijke obstakels. Zorg ervoor dat je locatie ook voldoende ruimte biedt voor parkeerplaatsen, backstageruimtes, en andere faciliteiten.
- Plattegrond ontwerpen: Zodra je een locatie hebt gekozen, is de volgende stap het ontwerpen van de festival lay-out. Werk samen met een ervaren site producent om een plattegrond te creëren die rekening houdt met de stroom van bezoekers, de plaatsing van podia, toegankelijkheid, voedsel- en drankstands en sanitaire voorzieningen. Het is belangrijk om zones of area’s voor verschillende activiteiten te creëren en duidelijke signing te hebben om de bezoekersstroom te beheersen.
- Vergunningen en wetgeving: Controleer de lokale wet- en regelgeving met betrekking tot geluidsoverlast, veiligheid en crowd management. Zorg ervoor dat je over de juiste vergunningen beschikt voordat de opbouw begint. Dit voorkomt last-minute problemen en juridische complicaties.
STAP 2: Opbouw en inrichting
Met een duidelijk plan en alle benodigde vergunningen in handen, is het tijd voor de daadwerkelijke opbouw van het festivalterrein.
- Communicatie en coördinatie: Goede communicatie is essentieel tijdens de opbouw. Zorg voor een duidelijke hiërarchie en benoem een site producent die verantwoordelijk is voor het coördineren van de verschillende teams. Productiemeetings, -planningen en duidelijke briefings helpen om iedereen op de hoogte te houden van de voortgang en mogelijke uitdagingen.
- Podia en geluidssystemen: De installatie van podia en geluidssystemen is één van de eerste stappen in de opbouw. Zorg ervoor dat de podia stabiel en veilig zijn, met voldoende ruimte voor artiesten en hun apparatuur. Geluidssystemen moeten zorgvuldig worden geplaatst om te zorgen voor een optimale geluidskwaliteit zonder geluidsoverlast voor de omgeving.
- Sanitaire voorzieningen en hygiëne: Het belang van voldoende toiletten en hygiënische faciliteiten kan niet genoeg benadrukt worden. Houd rekening met het aantal bezoekers en zorg voor een goede spreiding van sanitaire voorzieningen over het terrein. Regel een schoonmaakploeg die gedurende het evenement verantwoordelijk is voor het onderhoud van deze voorzieningen.
- Veiligheid en toegankelijkheid: Veiligheid is een topprioriteit bij elk evenement. Zorg voor voldoende nooduitgangen en calamiteiten- en evacuatieroutes die goed zijn aangegeven. Zorg ook voor de toegankelijkheid van mensen met een handicap door bijvoorbeeld rolstoelvriendelijke paden aan te leggen.
- Duurzaamheid: Een gedegen duurzaamheidsplan is onmisbaar, zeker nu gemeenten steeds strenger zijn met hun eisen voor vergunningen. Denk aan een grondstoffenplan, bekersysteem, energiekeuzes, transport, eten voor- en achter de schermen, schoonmaak, inclusiviteit voor crew, toegankelijkheid. Zorg ook dat je op locatie iemand aanwezig hebt die dit bewaakt.
STAP 3: Het evenement zelf
Tijdens het evenement is het belangrijk om alert te blijven en snel te reageren op eventuele problemen.
- Real-time monitoring: Gebruik technologie, zoals camera’s en portofoons, om het terrein in de gaten te houden. De Centrale Post Organisatie (CP / CPO) waar alle communicatie samenkomt, is cruciaal voor snelle detectie en besluitvorming in geval van nood. Deze persoon zit vaak samen met de CPS – Centrale Post Security – en zij waarborgen samen de veiligheid op en rond het festivalterrein.
- Flexibiliteit en probleemoplossing: Geen enkel evenement verloopt precies zoals gepland. Wees voorbereid om flexibel te zijn en problemen op te lossen naarmate ze zich voordoen. Dit kan variëren van technische storingen tot weersomstandigheden die om aanpassingen vragen.
Stap 4: Afbouw en evaluatie
Na afloop van het evenement begint de afbouw, die net zo belangrijk is als de opbouw.
- Afbouwplanning: Maak een gedetailleerd plan voor de afbouw van het terrein. Zorg ervoor dat alle huurmaterialen op tijd worden teruggestuurd en dat afval en grondstoffen correct worden afgevoerd. Een goede afbouw zorgt ervoor dat de locatie in dezelfde staat wordt achtergelaten als waarin deze werd aangetroffen.
- Evaluatie en feedback: Neem de tijd om na het evenement een evaluatie te houden met het hele team. Wat ging er goed? Welke uitdagingen kwamen naar voren? Het verzamelen van feedback van zowel de crew als bezoekers helpt je om toekomstige evenementen te verbeteren.
Conclusie
Siteproductie is een essentieel onderdeel van festivalorganisatie dat veel aandacht en zorg vereist. Door zorgvuldig te plannen, effectief te communiceren en flexibel te blijven, kun je een fijne en veilige omgeving creëren voor crew, artiesten en bezoekers. Volg deze gids en je hebt een solide basis voor een succesvol festival, ongeacht de schaalgrootte.
Wil je meer weten over siteproductie of heb je ondersteuning nodig bij jouw volgende evenement? Neem contact op met ons team van experts bij Het Klassiek. Samen zorgen we ervoor dat jouw festival een onvergetelijke ervaring wordt!
