‘Als wij een nieuwe klant krijgen kijken we altijd of die bij ons past. Wij zijn namelijk expliciet gespecialiseerd in de creatieve sector en alle fiscale en boekhoudkundige regels die daarbij komen kijken.’
Het belang van een goede boekhouding voor event freelancers
Het bijhouden van een goede, kloppende administratie is in de eerste plaats belangrijk voor de belastingdienst. En voor een goede nachtrust natuurlijk. Een ‘goede boekhouding’ betekent ook dat je alle toepasbare aftrekposten, ondernemingskortingen en regels benut die er zijn. Zo hoef je minder belasting te betalen. Als je dit goed doet, kun je hier veel voordeel uit behalen.
‘Bij boekhouding draait het erom dat je het kloppend krijgt. Maar binnen die regels probeer je ook zoveel mogelijk voordeel te behalen.’
Een ander kenmerk van een ‘goede boekhouding’ is wanneer deze regelmatig wordt bijgehouden. (Let je op, bonnenstrijker?) ‘Het is voor ondernemers fijn als ze gaandeweg, terwijl ze aan het ondernemen zijn hun boekhouding kunnen bijwerken met behulp van bijvoorbeeld een app die de bonnetjes scant. Er moet automatisme in komen. En op een gegeven moment merk je niet eens meer dat je je administratie aan het bijhouden bent.’
Zelf je boekhouding doen of uitbesteden?
Of je nu erover denkt te gaan ondernemen, net bent gestart of al wat jaren meegaat – dit is een belangrijke keuze. Voor startende freelancers is de administratie zelf doen vaak noodzaak, omdat ze elke euro die binnenkomt nodig hebben. Het voordeel hiervan is dat het goedkoper is, omdat je geen kosten kwijt bent aan een boekhouder. Ook vinden sommige freelancers het fijn om zelf grip te houden op hun administratie en precies te weten wat er uitgaat en binnenkomt.
Maar als je je boekhouding uitbesteedt, weet je zeker dat alles klopt en dat je gebruik maakt van alle mogelijke voordelen en aftrekposten waar jij gebruik van kunt maken. Belangrijke vragen zijn ook hoeveel moeite of zelfs stress het je kost en waaraan je liever je tijd besteedt; aan je boekhouding of aan andere dingen? Daarnaast kan uitbesteden juist ook meer geld ópleveren. Je bent zelf namelijk niet altijd op de hoogte van mogelijke aftrekposten of regelingen en daardoor meer belasting betaalt dan nodig was geweest.
‘Het is belangrijk dat een boekhouder proactief advies geeft, vanuit zichzelf vragen stelt en met jou meedenkt.’
Ook is er de mogelijkheid om je boekhouding deels uit te besteden. Dit betekent dat je gedurende het jaar je boekhouding zelf bijhoudt en elk kwartaal zelf je btw-aangiftes doet. Na afloop van het jaar controleert een boekhouder vervolgens alle administratie, doet eventueel correcties en dient dan de jaarlijkse inkomstenbelasting in. Zo ben je goedkoper uit en weet je zeker dat er geen fouten gemaakt zijn of dat je aftrekposten en regelingen misloopt die er voor jou als event freelancer zijn.
‘Als je twijfelt over je boekhouding, laat het dan in ieder geval controleren, checken en eventueel corrigeren door iemand die hier echt verstand van heeft. Je slaapt er een stuk beter door en mogelijk verdien je er zelfs op.’
Boekhouding voor event freelancers
Boekhouden voor freelancers 101
De basis van boekhouding begint bij het versturen van kloppende facturen naar opdrachtgevers. Vervolgens ga je hiervoor kosten maken. Het is van belang dat je deze facturen verzamelt, verwerkt en bewaart, mocht je ooit controle krijgen. Vervolgens verwerk je de facturen op een correcte manier waarbij je netjes alle ontvangen btw afdraagt en btw over gemaakte kosten terugvraagt. Ieder kwartaal breng je dit samen in de btw-aangifte en de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting.
‘De inkomstenbelasting wordt gezien als de meest lastige aangifte voor zzp’ers, maar hier valt vaak wel het meeste voordeel te behalen.’
De belangrijkste valkuil is het niet meenemen van zakelijke en persoonlijke kosten, zoals je hypotheekrente en de oudedagsreserve. Verder is het als freelancer belangrijk om je bedrijf gerelateerde uren bij te houden. Wanneer dit meer is dan 1225 uur per jaar mag je aanspraak maken op de ondernemersaftrek, waaronder de zelfstandigenaftrek. In combinatie met de startersaftrek zijn dit interessante regelingen, omdat hier veel winst te behalen valt. Daarnaast zijn er nog meerdere fiscale aftrekposten om op te letten, zoals de MKB winstvrijstelling en de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.
Met een lage omzet hou je de kosten het liefst zo laag mogelijk. Wanneer je omzet afgelopen jaar minder dan € 20.000 was, mag je gebruik maken van de Kleineondernemersregeling (KOR). Hierdoor hoef je geen btw-aangifte meer te doen en is het niet meer mogelijk om btw af te dragen of te rekenen op je verkoopfacturen. Dit scheelt administratie uren en kosten, maar let erop dat dit lang niet in alle gevallen voordelig is. Laat je hierover adviseren door iemand die er verstand van heeft!
Kies het juiste boekhoudprogramma
Het is voor een zelfstandig ondernemer vooral belangrijk om met een gebruiksvriendelijk boekhoudprogramma te werken. Ook als je een boekhouder hebt. Dan is het fijn om een programma te nemen waarbij je boekhouder achter de schermen kan meekijken en eventueel aanpassingen of correcties kan maken.
Moneybird & Informer:
– Gebruiksvriendelijk en betaalbaar
– Zeer geschikt voor startende ondernemers en het MKB
Exact & King:
– Duurder, maar zeer uitgebreid
– Bedoeld voor grote ondernemingen met behoefte aan maatwerk
Je boekhouding uitbesteden of zelf blijven doen?
Hoe je je boekhouding regelt is heel persoonlijk. Als je het zelf doet bespaar je geld. Maar als je het uitbesteedt bespaar je mogelijk nog meer. Ben je freelancer en denk je erover na om je boekhouding volledig of deels uit te besteden? Want goede nachtrust kun je wel gebruiken als freelancer in de evenementenbranche.
