Financieel management VS. een betaalsysteem
Wanneer wij het hebben over financieel management van een evenement, bedoelen we daarmee het monitoren, registreren en beheren van alle waardestromen op- en rond een evenementenlocatie. Dit omvat alles van waarde; van parkeertickets en oordoppen tot merchandise en consumpties. Overal moet voor betaald worden door de bezoeker en dat kan op verschillende manieren, met verschillende betaalsystemen:
- Munten betaalsysteem.
- Cashless pin-only betaalsysteem.
- Hybride betaalsysteem.
Waarom vinden wij dit een belangrijk onderscheid? Omdat een event betaalsysteem veel meer omvat dan enkel de kassa’s op de barren. Het is het betalingssysteem – oftewel de hardware, software en infrastructuur – dat alle verkooppunten met elkaar verbindt. Financieel management is weer de overkoepelende service die je al het werk uit handen neemt. Van advies over- en implementatie van het beste systeem voor jouw event tot een gespecialiseerd team en uitgebreide rapportages; this is what we do best!
Cashless PIN-only betaalsysteem
Een PIN-only betaalsysteem houdt in dat bezoekers bij alle verkooppunten (of points of sale oftewel POS) op- en rond het terrein direct met hun pinpas betalen – van de parking tot bar tot merchandise. Er komt dus geen cash geld meer bij kijken, wat veel cash handling scheelt, omdat alle transacties digitaal plaatsvinden.
Belangrijkste voordelen voor je bezoekers:
- Gebruiksvriendelijk; niet meer in de rij of omlopen voor munten, maar direct afrekenen aan de bar.
- Veiligheid; geen cash geld meer op zak.
- Inzicht in- en controle op uitgaven; alles gebeurt digitaal en is achteraf inzichtelijk.
Belangrijkste voordelen voor verkopers zoals barmedewerkers:
- Gebruiksvriendelijk; de kassasystemen zijn geoptimaliseerd voor gebruiksgemak.
- Makkelijk & foutloos; hoofdrekenen is verleden tijd, de kassa doet het voor je.
- Veiligheid; geen cash geld meer achter de bar, kassa of ander POS.
Belangrijkste voordelen voor de organisatie:
- In real time inzicht in bezoekersstromen en -uitgaven; je ziet precies hoeveel op elk POS en tijdstip is uitgegeven aan welke consumpties en producten. Hier kun je actief op anticiperen om de verkoop te stimuleren en je omzet te verhogen en alle resultaten zijn direct inzichtelijk, dus niet meer wachten op tellingen na show.
- Uitgebreide rapportages; de rapportages zijn zeer uitgebreid en overzichtelijk.
- Veiligheid; geen cash geld meer op je terrein.
Financieel:
- Voordelig; er is minder personeel nodig dan bij een munten-betaalsysteem.
- Voordelig; geen consumptiemunten, waardetransport of losgeld meer nodig.
- Nadelig; er is hardware en snel internet nodig bij elk verkooppunt op het terrein.
- Nadelig; geen redemptie.
Hybride betaalsysteem
Het is heel belangrijk om te kijken naar je doelgroep bij de keuze van een betaalsysteem. Heb je relatief veel bezoekers die graag met cash geld betalen? In dat geval kun je ook voor een hybride betaalsysteem kiezen, bijvoorbeeld met cash cards. Bezoekers hebben dan de keuze om direct aan de bar met hun pinpas te betalen óf hun cash op een kaart te zetten en daarmee te betalen aan de bar.
Voordelen:
- Gebruiksvriendelijk; je geeft bezoekers een keuze in hoe ze hun geld willen uitgeven.
- Veiligheid; er is maar één punt op het terrein waar cash geld is.
- Inzicht en rapportage; je behoudt alle voordelen van een cashless betaalsysteem.
Munten betaalsysteem
Gaan de consumptiemunten dan helemaal verdwijnen? Wellicht ooit wel, maar nu nog zeker niet. Er zitten nog altijd voordelen aan het werken met een munten-betaalsysteem:
- Bezoekerservaring; bezoekers kunnen zich volledig onderdompelen in de festivalervaring, omdat niks ze ‘herinnert’ aan de buitenwereld.
- Branding; munten kun je volledig personaliseren met jouw artwork.
- Simpele prijsstelling; alles is te delen door hele of halve munten.
- Redemptie; er worden altijd meer munten gekocht dan uitgegeven.
Goed onderzoek is het halve werk
De aanbieders van cashless betaaloplossingen schieten sinds een paar jaar als paddenstoelen uit de grond, maar laat je niet zomaar verleiden door de new kid on the block of de prijsvechters. Kijk kritisch naar je doelgroep, de verschillende geldstromen en doelstellingen van het festival. Kijk ook goed naar het service niveau en de kwaliteit van het systeem en de organisatie erachter. Maak je de (over)stap naar een cashless betaalsysteem, doe dan eerst grondig onderzoek en laat je adviseren door een onafhankelijke finance specialist zoals Het Klassiek.
Het Klassiek als jouw cashless finance partner
Wij zijn sinds 2012 gespecialiseerd in het financieel management van publieksevenementen; eerst met munten en sinds 5 jaar (na marktonderzoek door een onafhankelijk consultant) als operationeel uitvoerende met cashless betaalsystemen. Onze werkwijzen en teams zijn sinds 2018 volledig geoptimaliseerd, om onze opdrachtgevers de best mogelijke ervaring te bieden. Daarbij zijn wij niet zomaar een leverancier, maar een samenwerkingspartner die samen met jou voor een optimaal resultaat gaat. Want als jij groeit, groeien wij mee.
Andere voordelen van Het Klassiek als jouw cashless finance partner:
- Specialist in finance; wij verzorgen jaarlijks voor ongeveer 80 opdrachtgevers het financieel management.
- Onafhankelijk advies; wij werken samen met meerdere prefered suppliers en brengen advies op maat uit.
- Betrouwbaar; wij monitoren en registreren alle waardestromen als onafhankelijke gespecialiseerde partij.
- One-stop-shop; van internet tot hardware tot het team op locatie, wij verzorgen de volledige finance van A tot Z.
- Service; één vaste projectmanager met een direct mailadres en telefoonnummer.
- Flexibel; met ons kun je alle kanten op en zit je nergens aan vast.
- Verbonden; alle verkooppunten op- en rond het evenement met elkaar verbonden en in één rapportage.
En wellicht het grootste voordeel in deze uitdagende tijden:
De kosten zijn niet hoger dan wanneer je direct met de hardware-aanbieders werkt, maar krijgt er wel premium service en projectmanagement bij.
Let’s talk!
Denk je aan een cashless betaalsysteem voor jouw evenement, of wil je graag nog wat meer informatie? We komen graag bij je langs voor een vrijblijvend gesprek, waarbij we graag met jou het evenement onder de loep nemen en je alles vertellen over de verschillende mogelijkheden. Werken we al samen? In dat geval kunnen we jou in een handomdraai een gespecialiseerd voorstel doen over welk systeem het beste is voor jouw situatie, het team dat ervoor nodig is en waar de aandachtspunten liggen.
