De definitie van artist advancing en artist handling van live events
Allereerst, een korte definitie en uitleg van de termen. Artist Advancing betekent het bevestigen en regelen van alle details die nodig zijn voor een show, voorafgaand aan de show. Het omvat alle diensten en voorbereidingen vanaf het moment dat de artiest geboekt is, tot aan hun optreden. Denk hierbij aan contracten, accommodatie, vervoer, benodigde techniek en hospitality wensen – van speciale dranken tot kleedkamerwensen. Maar ook het team dat ervoor nodig is tijdens opbouw, show en afbouw.
Artist Handling betekent de daadwerkelijke handling, oftewel de begeleiding van artiesten op- en rond de showlocatie – vanaf ophalen tot afzetten. Alle voorbereidingen voor een goede artiestenproductie zijn getroffen tijdens de advancing en het gespecialiseerde artist handling team gaat dit op locatie nu tot in de puntjes uitvoeren. Van driver tot senior live stagemanager en backstage coördinator. Wanneer elke artiest tevreden het terrein verlaat, is jouw job well done.
Nou geldt deze definitie voor elk artiestentraject. Wij zijn pas blij als elke artiest, tourmanager en organisator blij is. Het verschil zit echter in de omvang en complexiteit van de acts. Een dj met al hun werk op een USB-stick of platen in een koffer, heeft veel minder nodig dan een vijfkoppige band, met twaalf crewleden, vier trailers met instrumenten en apparatuur en eigen licht operators. Om dit te faciliteren is veel meer kennis, ervaring en zoiets praktisch als ruimte achter het podium nodig, van parkeerplekken voor crew tot de omvang van het loading dock.
Een vak apart dus!
Wanneer is het goed en wat is daarvoor nodig?
Goede artist advancing en artist handling houdt in de basis gewoon in dat je in alle wensen en benodigdheden van de artiesten hebt voorzien op alle vlakken, van techniek tot hospitality en logistiek. Dat klinkt heel simpel, maar het vergt een goede voorbereiding vooraf en een gespecialiseerd team op locatie. Als je het goed doet, is dat het beste visitekaartje dat je als organisator voor je festival kunt hebben! Als je het verkeerd doet, kan het je evenement letterlijk breken.
Bij Het Klassiek is Tim Hogenboom verantwoordelijk voor de artist advancing en artist handling van live events, sinds begin 2023 ondersteund door Kay Coenraad. Tim zijn definitie van goed is als hij na een show zelf tevreden naar huis gaat, omdat alle artiesten, hun achterban én het artist team zichtbaar voldaan zijn en zij – naast hard werken – ook echt hebben genoten van de dag. ‘Als dat ook nog opgemerkt wordt door tourmanagers die ons echt komen bedanken en zeggen, zo zijn wij dit niet gewend; dán pas opereren we op het serviceniveau dat ik graag wil.’
Volgens Tim kan het altijd nog beter. ‘Je hebt natuurlijk altijd met productiebudgetten te maken, maar het liefst zou ik elke act perfect willen faciliteren in het creëren van een backstage oase, waar ze echt tot rust en een beetje thuiskomen in het festival, ter voorbereiding op hun show.’
Wat is het niveau in Nederland?
Het niveau van artist advancing en artist handling in Nederland is over het algemeen best wel hoog, aldus Carlijne: ‘Als ik zie dat het een Klassiek-productie is, dan denk ik: top! Dan weet je gewoon dat het goed komt en ik denk dat jullie heel goed begrijpen wat de basisbehoeften zijn om een goede show te kunnen draaien en dat is gewoon superfijn.’ Als de artist advancing en -handling daarentegen niet goed geregeld is, weet Carlijne dat het voor haar een hele drukke dag gaat worden. Om dit te voorkomen is ze zelf ook nauw betrokken tijdens de voorbereidingen.
De ervaringen in het buitenland zijn ook erg gemixt, vertelt Carlijne.‘In Nederland zijn we eigenlijk best wel verwend qua hoe goed er voor ons gezorgd wordt. In het buitenland is dit wel anders.’ Over de grens wordt vaak gewerkt met een buy-out, waarmee ze zeggen: regel het zelf maar. Elk land hanteert ook hun eigen standaard. Wanneer Tim zelf tevreden is: ‘Als ze niet hebben gemerkt dat we er zijn. Dus als de organisatie complimenten krijgt vanuit boekers en artiesten over hoe goed alles was geregeld, maar geen contact met ons hebben gehad als leverancier.’
‘Wat wij doen is kwetsbaar en heel zichtbaar ook. Je hebt te maken met muzikanten, emotie, hospitality, techniek – alles komt samen.’
– Tim
Wat is de invloed op het optreden van- en de relatie met de artiest?
Wanneer de artist advancing goed gedaan is, kunnen de artiesten en hun crew zich volledig focussen op hun optreden en het neerzetten van een goede show. Wanneer de afspraken uit de riders niet worden nageleefd zorgt dat voor veel spanning op de showdag. Voor de meeste problemen met betrekking tot hospitality is op locatie altijd wel een oplossing te vinden, maar technische tekortkomingen zijn daarentegen echt een probleem. Carlijne checkt van tevoren altijd de technische specs vanuit de organisatie met haar crew. Helaas is dit niet altijd waterdicht.
Onlangs ging de geluidsman enigszins met tegenzin akkoord met de specs die niet volledig aan de wensen voldeden, met de insteek er ‘het beste van te maken’. Na een moeilijke show kwam de geluidsman naar haar toe om te vragen of ze op de hoogte was van de wijzinging in het PA systeem: een aantal kasten bleek namelijk niet aanwezig te zijn die wél in de specs stonden. Hier was echter niets over gecommuniceerd door de organisatie en eenmaal op locatie is hier ook niets meer aan te doen.
Dit werkt door in verschillende aspecten van het festival. De artiesten en dan met name het team erachter hebben geen fijne ervaring met de organisatie, productie en de boeker en koppelen dit zeker terug. Daarnaast lijdt ook de bezoekerservaring eronder, want in dit geval was achterin slecht tot geen geluid te horen van de optredens, waardoor sommige mensen volgend jaar misschien niet meer een kaartje kopen, wegens tegenvallende ervaringen.
Onderschat daarnaast ook niet de invloed van de catering tijdens een showdag. Artiesten en hun crew werken hard, draaien lange dagen en reizen vaak van show naar show. ‘Als je dan niet goed te eten krijgt, dan worden mensen chagrijnig en zijn ze minder gefocust op hun werk. Dan wordt het echt een minder leuke dag’, licht Carlijne toe. ‘Het niveau van de shows hangt vooral af van een deel techniek – dus wat heb je hangen en hoe kun je het laten klinken en eruit laten zien – maar ook aan hoe de artiest erin zit en hoe die de show speelt.’
Het beste visitekaartje voor een evenement
Voor Nikki Kloet, directeur van The Zoo Events, is de invloed van goede artist advancing en artist handling tweeledig. Zij besteden dit sinds 2017 voor al hun live events uit aan Het Klassiek. ‘Het heeft op ons als organisatie al impact door het feit dat wij ons hier niet druk over hoeven te maken en ons dus op andere dingen kunnen focussen, waardoor de kwaliteit van de festivals in hun geheel gewoon beter wordt.’ Anderzijds merken zij dat artiesten ontzettend tevreden zijn na afloop over hoe alles geregeld was.
‘Er hangt altijd rust en kalmte in het artiestendorp. Als dat eraan bijdraagt dat de bezoekers ook een betere show te zien krijgen, dan worden wij daar natuurlijk allemaal heel blij van!’
Nikki vertelt dat hun evenementen uiteindelijk natuurlijk georganiseerd worden voor de bezoekers, niet de artiesten, maar als zij blij zijn en een top-optreden neerzetten, dan zijn de bezoekers ook blij. ‘Het is dus echt een wisselwerking en als artiesten daardoor ook graag terug komen om te spelen, dan vinden wij dat heel mooi’, licht Nikki toe.
Artist advancing en artist handling van live events; waarom zou je het uitbesteden?
Het eerste live event dat The Zoo organiseerde was het pop-rock festival Central Park in Utrecht, in 2017. Ze hadden al veel ervaring met het organiseren van grootschalige dance events, dus qua productie was de kennis in huis. ‘Toen kwamen we aan bij de artist-productie en toen kregen we het toch wel even Spaans benauwd, want die eisen, wensen en met name hoe die techniek in elkaar zit; dat is natuurlijk wel andere koek dan een dj die aankomt met een USB-stick.’
Op dat moment bestond The Zoo uit een klein kantoorteam, waarop ze besloten het uit te besteden en zo bij Het Klassiek terecht kwamen. ‘Die eerste editie van Central Park was gelijk een super groot succes, waarna wij verder zijn gegaan met ontwikkelen van die pop-rock evenementen. Jullie zijn daar als partij eigenlijk altijd bij gebleven, omdat we al vanaf de eerste keer hartstikke tevreden waren over hoe het gegaan was.’ Aldus Nikki over onze samenwerking.
Hoe ziet die samenwerking eruit?
Nikki legt uit dat zodra de boeking bij hen rond is en de riders binnenkomen, zij deze direct doorsturen naar Het Klassiek en er eigenlijk geen omkijken meer naar hebben. Tijdens de voorbereidingen, dus de artist advancing, zijn er altijd een aantal meetings om de productie door te spreken. Daarin wordt gekeken naar hoe iedereen ervoor staat, wat ze precies gaan doen dit jaar, wat ervoor nodig is en waar eventuele problemen worden voorzien, zodat deze al in een vroeg stadium getackeld kunnen worden.
Voor Nikki zit de echte meerwaarde van de samenwerking in het feit dat zij als organisatie volledig worden ontzorgd op artiestenvlak. ‘Het is heel fijn dat je als organisatie kunt kiezen waar je je focus op legt. Omdat wij ons niet druk hoeven te maken over de artist advancing, kunnen wij ervoor zorgen dat de marketing bijvoorbeeld helemaal op orde is. Dat de aankleding van het festival helemaal is zoals we voor ogen hebben, maar ook dat onze andere festivals de aandacht krijgen die ze verdienen.’
Artist advancing en artist handling van live events; een specialisme
Als festivalorganisator kun je ervoor kiezen de artist advancing en artist handling zelf te doen. Misschien heb je de gespecialiseerde kennis voor live podia en -events al in huis of de mankracht met de ambitie het eigen te maken. Heb je dit niet, dan kun je er ook voor kiezen om het uit te besteden. Het Klassiek heeft de mankracht, kennis en ervaring in huis om bands en live acts in al hun productionele en hospitality wensen en benodigdheden te voorzien, zodat zij zich volledig op hun optreden kunnen focussen en jij je focus kunt leggen op het organiseren van een succesvol evenement.
Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Laten we eens om tafel gaan!
